Államtitkár, mi ez
A fő alakja, a folyamat irodai - adminisztratív asszisztens. Ő a legfontosabb feladat, amelynek megvalósítására a teljesítménye sok funkció -, hogy maximális segítséget nyújt a fejét, és hogy időt megtakarítva.
A jelenléte a munkaköri leírás - a legfontosabb előfeltétele a racionális megszervezése titkársági munkát. Tekintsük a funkciók a munkaköri leírás adminisztratív asszisztens (lásd. App. 1.4).
Az „Általános” szigorúan korlátozott személyi kört, akik közvetlenül alárendelve a titkár. Az optimális megoldás - a közvetlen alárendeltségében adminisztratív asszisztens egy személy. Meg kell adni a legteljesebb listáját módszeres dokumentumok irányadó az adminisztratív asszisztens munkájában, referencia és egyéb juttatások.
Meg kell határozni a követelményeket nem csak a szakmai műveltség adminisztratív asszisztens, hanem az ő szakmai készség (pl print, elkészíti dokumentumokat másológépek, hogy saját számítógép, stb.)
Kimerítően kell meghatározni megbízott államtitkár az egyes szerepre, melyet (elírás, gépelés, a kommunikáció, a látogatók fogadásának, szolgáltatási igazgató, stb.) Amikor felsorolja a feladatokat, amelyeket meg kell határozni egyértelműen, pontosan és egyértelműen, célszerű meghatározni az intézkedések az ezekhez a más körülmények között vagy eredménye egy sor felelősséget.
A „Felelősség adminisztratív asszisztens” részben meg kell adnia, felelősség, ami a miniszter elé hiányos vagy helytelen feladataik ellátása során, nem megfelelő használat vagy nem használat jogaikkal. Meg kell jegyezni, hogy a vezérlő egység nem működik a végrehajtására, amelyet senki sem felelős.
Szervezése a látogatók fogadásának - az egyik legfontosabb funkciója a titkár. Amikor ez végre titkár gyakorolja tapintat és képes érintkeznek látogató dönteni bizonyos kérdésekben. Meg kell különböztetni a három csoportban a személyek, amelyek a fej állandó vagy alkalmi kapcsolatok - irodai alkalmazottak, más szervezetek képviselői, a polgárok, akiknek a feje veszi foglalkozó kapcsolatos kérdéseket intézmény hatásköre ő vezeti.
Szervezése a recepció személyzete, tanácsos betartani az alábbi irányelveket.
Ha a munkavállaló ragaszkodik ahhoz, hogy találkozzon a fej nincs időn vételére, adminisztratív asszisztens köteles bejelenteni ezt a fejet, közölni a nevét a munkavállaló, és van egy érdeke a kérdést; további adminisztratív asszisztens megfelelően jár el az utasításokat a fej, és tájékoztatta őket a munkavállaló.
Ha a találkozó egyeztetett a miniszter tájékoztatja a fejét az érkezését a személy emlékezteti őt, hogy a jövőben érkezik összhangban utasítást, ha szükséges. Ha a találkozó nem volt, titkár megállapítja, ahonnan szervezet személy megérkezett, a nevét, a tárgy, és miután értékelte az információ, lehet irányítani egy személy egy szerkezeti egységet. Ha az a kérdés, meg lehet oldani csak vezetője, adminisztratív asszisztens jelentéseket a fej és a cselekmények a jövőben megfelelően az utasításokat.
Semmilyen körülmények között sem adminisztratív asszisztens ne közvetlen érkezők a fejét értesítés nélkül. Bemutatjuk a látogató, adminisztratív asszisztens egyértelműen meg kell nevezni neve, címe, szervezet.
Ha az előre megadott időpontban, hogy megkapja a fej hiányzik az ismert okok miatt az adminisztratív asszisztens, az adminisztratív asszisztens szükséges nevében a menedzser, hogy bocsánatot kérjen, magyarázza az oka annak hiányában (késleltetés) és fogadja el a következő ülésen.
Jelentősen eltér a megadott feladatokat a titkár a szervezet állampolgárainak fogadását. A legtöbb esetben ez a következő funkciókat:
• vezeti a regisztrációs vágyó polgárok elfogadja a fej, míg a regisztrációs űrlapot (kártya) információt tartalmaz a látogató, és a benyújtott dokumentumok őket. Tapasztalt adminisztratív asszisztens mutathat hiányában szükséges dokumentumok az ügy vizsgálatát;
• biztosítja a rendet a vétel során a recepción (szabályozza a sorrendben, felveszi kérésére a fejét a szükséges dokumentumokat, és felkéri dolgozók, gépek, stb);
• Ha szükséges, elvégzi a felvétel az interjú a fejét egy személy érkezik a recepción, hogy a védjegy a az eljárás során a kártyán vagy a magazin.
Előkészítésében és találkozók megtartására adminisztratív asszisztens funkciók a következők:
• Felkészülés a résztvevők listáját és vendégeik részére szükséges anyagokat és írószerek;
• regisztráció a fej a jelentés, a készítmény a szemléltető anyagok;
• A résztvevők regisztrációja és jelentést a fejét a résztvevők száma későn, a hiányzó okok távollét stb.;
• a jegyzőkönyv vezetése vagy átirat az ülés;
• anyagok kiválasztása a fejét;
• végrehajtás operatív megbízások vezetője, megkapta az ülésen;